Waarom dit verenigingsplan?

Dit verenigingsplan is om twee redenen geschreven:

• Naar buiten toe kunnen we zo duidelijk maken waar de vereniging voor staat. We denken dat dit bijvoorbeeld interessant kan zijn voor potentiële nieuwe leden of sponsoren.
• Binnen de vereniging kan het als leidraad dienen. Wat was ook al weer de bedoeling, en hoe wilden we het op hoofdlijnen organiseren?

Wie zijn we?

De vereniging ‘Twents Bierbrouwersgilde HAB’ is in 1984 opgericht door Hendrikus Nijhof, Andries Kamstra en Benedictus van Harten (H+A+B = HAB).

De vereniging bestaat sindsdien in een wisselende grootte en samenstelling, maar met een constant enthousiasme voor de doelstelling van de vereniging.

Wat willen we?

We willen een vereniging zijn voor echte liefhebbers van bier en het brouwen van bier. De doelstellingen (zie statuten) uiten zich in de volgende verenigingsactiviteiten:

• Een maandelijkse verenigingsavond op de 2e donderdag van de maand met een afwisselend programma.
• Een jaarlijkse excursie.
• Organiseren van en deelname aan brouwwedstrijden.
• Brouwdemonstraties en andere vormen van voorlichting (o.a. als ledenwerving).
• Centrale inkoop van brouwingrediënten.
• Regelmatig uitbrengen van een nieuwsbrief.

Activiteiten moeten direct of indirect te maken hebben met het brouwen van bier. Mensen die interesse hebben in bier brouwen hebben vast ook interesse in onderwerpen als wijn maken, destilleren, etc. Deze indirect relevante onderwerpen mogen echter niet de overhand krijgen.

Onder de leden van de vereniging zijn er beginnende en gevorderde thuisbrouwers. Daarnaast zullen sommige leden bij de verenigingsactiviteiten vooral op zoek gaan naar kennis, terwijl anderen meer voor de gezelligheid komen. Bij de verenigingsactiviteiten wordt naar een goede balans gestreefd.

INTERNE ORGANISATIE

Overzicht

Het Twents bierbrouwersgilde HAB is een kleine vereniging en kan/moet om die reden compact georganiseerd zijn. De formele verplichtingen, die voortvloeien uit de statuten, en de coördinatie van verenigingsactiviteiten liggen bij het bestuur.

Uitvoering van activiteiten ligt bij leden, vaak georganiseerd in los van bestuur opererende commissies. Voorbeelden van het laatste zijn een Activiteitencommissie, een Excursiecommissie en de redactie van de nieuwsbrief.
Voor een optimale communicatie met het bestuur is er voor ieder lid of commissie betrokken bij verenigingsactiviteiten een contactpersoon binnen het bestuur, waar ze met alle vragen (inclusief financiële) terecht kunnen. Deze contactpersoon zorgt voor verdere communicatie binnen het bestuur.

Bestuur

Wat het Twents bierbrouwersgilde onderscheidt van een willekeurige groep brouwhobbyisten, is het feit dat het een vereniging is. Dit zorgt ervoor dat het een bestaansrecht heeft, die verder reikt dan de huidige groep leden. De vereniging bestaat immers nog, terwijl van de oorspronkelijke oprichters niemand meer bij de vereniging betrokken is.

Voor de continuïteit van de vereniging is het nodig, dat serieus aandacht besteed wordt aan formele verplichtingen voortvloeiend uit de statuten: vergaderingen organiseren, bestuur samenstellen, financiële administratie bijhouden, etc. brouwenthousiastelingen zullen hier als regel niet warm voor lopen, maar deze dingen moeten wel gebeuren.

Het bestuur moet uit minimaal 3 leden bestaan. In de praktijk streven we naar de volgende samenstelling (met bijbehorende taken):

• Voorzitter
  • Formele taak: leiden van de ledenvergadering.
  • Leiden van bestuursvergaderingen.
  • Onderhouden van externe contacten.
• Penningmeester
  • Formele taak: ‘overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerd bestuur’. NB: Het financiële beleid, inclusief het jaarverslag, is de verantwoordelijkheid van het bestuur als geheel. De penningmeester heeft hier een belangrijke uitvoerende taak in, maar is zeker niet alleen verantwoordelijk.
  • Bijhouden van een financiële administratie.
  • Innen van contributie.
• Secretaris
  • Verantwoordelijk voor alle formele verslagleggingen binnen de vereniging, bijvoorbeeld jaarverslagen, notulen van leden- en bestuursvergaderingen.
  • Coördineert de formele informatiestroom binnen de vereniging en daarbuiten.
  • Formele taak: ‘Van het verhandelde in elke bestuursvergadering worden door de secretaris notulen opgemaakt, die in de eerstvolgende bestuursvergadering worden goedgekeurd en ten blijke daar van door degenen die in laatstbedoelde vergadering als voorzitter en secretaris fungeren ondertekend.’
  • Bijhouden ledenadministratie.
  • Contactpersoon voor de redactie van de nieuwsbrief.
• Gewoon lid 1
  • Contactpersoon binnen het bestuur voor de organisatie van de maandelijkse Gildeavonden. Ondersteunt de Activiteitencommissie.
• Gewoon lid 2
  • Contactpersoon binnen het bestuur voor de organisatie van incidentele activiteiten. Ondersteunt leden die initiatieven willen nemen, bijvoorbeeld een Excursiecommissie.

De volgende taken moeten bij iedere bestuurssamenstelling verdeeld worden over de portefeuilles van de verschillende bestuursleden:

• Coördineren van wedstrijden georganiseerd door het Gilde zelf.
• Coördineren van deelname van Gildeleden aan wedstrijden buiten het gilde.
• Contactpersoon voor centrale inkoop van ingrediënten.
• Actief benaderen van potentiële sponsors en adverteerders.

De voorzitter wordt in functie benoemd door de ledenvergadering. Overige functies mogen door het bestuur onderling verdeeld worden. Het aanstellen van een penningmeester, een secretaris en een plaatsvervangend voorzitter is verplicht. Voor helderheid van communicatie is het goed om de ledenvergadering zoveel mogelijk van tevoren inzicht te geven in de verdeling van taken.

Volgens de statuten treden er elk jaar 2 bestuursleden af volgens een ‘rooster van aftreding’. Deze kunnen zich onmiddellijk en onbeperkt herkiesbaar stellen. Als praktische uitwerking stellen we voor dat jaarlijks de 2 bestuursleden, die het langst geleden zijn gekozen of herkozen, hun functie beschikbaar stellen, om zich vervolgens al of niet herkiesbaar te stellen.

Maandelijkse gildeavond

Iedere tweede donderdag van de maand wordt de ‘gildeavond’ georganiseerd. Het programma van de avond wordt zoveel mogelijk verzorgd door de leden zelf. De Activiteitencommissie speelt hier een rol in. Een vast bestuurslid fungeert als contactpersoon.

Incidentele Activiteiten

Hieronder worden de niet-maandelijkse activiteiten verstaan, zoals een excursie, de clubkampioenschappen, een barbecue, etc. Commissies, bijvoorbeeld een Excursiecommissie, kunnen hier een rol in spelen. Een vast bestuurslid fungeert als contactpersoon.

Kascommissie

De kascommissie wordt jaarlijks opnieuw samengesteld, en heeft dan als éénmalige taak het controleren van het financiële beheer binnen de vereniging. Statuten: ‘De algemene vergadering benoemt jaarlijks uit de leden een kommissie van tenminste twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De kommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit.’

Overlegstructuren

Binnen de vereniging bestaan de volgende formele overlegstructuren:

• De algemene ledenvergadering. Jaarlijks overleg tussen bestuur en leden. Kan volgens de statuten t/m juni gehouden worden, maar als regel gebeurt dit bij de Gildeavond in februari. Verplichte onderdelen zijn het financiële jaarverslag, het verslag van de kascommissie, benoemen van bestuurs- en kascommissieleden.
• Bestuursvergaderingen. Ongeveer 4-6 maal per jaar.
• Commissievergaderingen. Naar behoefte van de commissie zelf.
• Overleg tussen commissies en bestuur. Dit is grotendeels afgedekt door de aanwezigheid van contactpersonen binnen het bestuur.